職務経歴書の書き方2025｜採用担当が重視するポイントと例文

「職務経歴書の書き方がよくわからなくて、書類選考がいつも通らない…何が悪いのかフィードバックももらえない」

そう感じている方、実はとても多いです。ビズヒッツが転職経験者499人に行った調査によると、書類選考で落ちた経験がある人は71.7%にのぼります。転職活動を経験した人の約7割が、一度は書類の壁に当たっているのです。

転職支援に長く携わってきたittiが、採用担当目線で「通る職務経歴書」の書き方をわかりやすく解説します。

この記事を読むと、次の3つの悩みが解決できます。

• 何をどの順番で書けばいいかわからない
• 自分のアピールポイントをうまく整理できない
• 採用担当者が実際に重視しているポイントがわからない

具体的なテンプレートや記入例も用意しましたので、ぜひ最後まで読んでみてください。

① 職務経歴書とは何か？履歴書との違いを理解しよう

「履歴書と職務経歴書、何が違うの？」と思った方もいると思います。この違いを正しく理解するところから始めましょう。

履歴書は決まったフォーマットに沿って書く「事実の記録」です。氏名・住所・学歴・資格を時系列で記入するもの。

一方、職務経歴書はあなた自身のキャリアを自由にアピールする書類です。決まったフォーマットはなく、どのような業務をして、どのような成果を出したかを自分の言葉で表現します。

採用担当者にとっては、職務経歴書こそが「この人に会いたいかどうか」を判断する主な材料。書類選考の合否は、ほぼ職務経歴書で決まると言っても過言ではありません。

採用担当が職務経歴書で見ていること

dodaが採用担当者に行ったアンケートによると、職務経歴書で最も重視する項目の1位は「職務経歴・職務内容」で43.4%でした。書類をチェックする時間は「5分以上10分未満」が最多（32.2%）です。

つまり採用担当は5〜10分のなかで「この人は何ができるのか」を読み取ろうとしています。長ければいいわけではなく、短時間で伝わる構成が求められます。

また、Geeklyが採用担当者157名に行ったアンケートでは、職務内容以外で重視する項目の1位が「スキル・使用可能ツール」（全体48.4%、IT企業では55.2%）でした。「何ができる人か」が伝わることが大前提です。

ポイント：採用担当は5〜10分で読む。短時間で「何ができるか」が伝わる構成にすること

提出形式（Word・PDF・手書き）の選び方

形式については、迷ったら次の基準で選んでください。

• Word（.docx）：指定がない場合の基本。採用担当が書き込みメモを追記しやすい
• PDF：レイアウト崩れを防ぎたい場合。提出前にWordからPDF変換するのがおすすめ
• 手書き：特別な指示がある場合のみ。現在はほとんど求められない

企業から形式の指定がある場合は、必ずそれに従ってください。

ポイント：迷ったらWordで作成してPDF変換。指定がある場合は絶対に従う

② 書き始める前にやること：キャリア棚卸しワーク

「さあ書こう」と思ってWordを開いたものの、手が止まってしまう。その原因のほとんどは、書く前の準備が不十分なことにあります。

気持ちはよくわかります。でも、職務経歴書は「思い出しながら書く書類」ではなく、「整理してから書く書類」です。この準備を怠ると、書いては消しを繰り返す最悪のループに陥ります。

キャリア棚卸しの具体的な流れ

棚卸しは次の順番で進めましょう。

1. 職歴を時系列で書き出す（企業名・在籍期間・役職）
2. 各職場での業務内容を箇条書きにする（担当した業務すべて）
3. 数値化できる実績を抽出する（売上・件数・達成率・チーム規模など）
4. 困難を乗り越えたエピソードを3つ以上洗い出す
5. 身につけたスキル・使えるツールをリストアップする

この準備に1〜2時間かけることで、実際の執筆時間は大幅に短縮できます。「あの実績を書き忘れた！」という後悔も防げます。

ポイント：書く前の棚卸しが合否を左右する。1〜2時間の準備を惜しまないこと

③ 職務経歴書の基本構成と書き方【テンプレート付き】

「何から書けばいいの？」と迷ったことがある方にこそ、この構成を先に頭に入れておいてほしいです。基本を押さえれば、書くべき内容が自然と決まってきます。

この流れに沿って書けば、採用担当が「読みやすい」と感じる書類になります。A4サイズ2枚が基本的な目安です。1枚では情報不足で薄く見え、3枚以上は多すぎて読む気が失われます。

ヘッダー（氏名・日付）の書き方

ヘッダーはシンプルでOKです。必ず含める情報は以下のとおり。

• タイトル：「職務経歴書」と明記
• 作成日（または更新日）：提出直前の日付を記入
• 氏名・ふりがな
• 連絡先（電話番号・メールアドレス）

作成日は「2025年○月○日現在」のように記載して最新状態を表明しましょう。古い日付のまま提出するのはNGです。

職務要約の書き方（冒頭3行で差をつける）

「採用担当の目は最初の3行で止まるか、飛ばすかを決める」と言っても過言ではありません。

職務要約は、あなたのキャリア全体を100〜200字で凝縮する部分です。「○○年間、▲▲業界で××を担当してきました。主な実績は〜です。」という形式が読みやすいです。

職務経歴（企業名・期間・業務内容）の書き方

各職場について、次の順番で記載します。

1. 企業名・業種・企業規模（従業員数・売上規模など）
2. 在籍期間（年月〜年月）
3. 所属部署・役職
4. 業務内容（箇条書きで3〜7項目）
5. 実績・成果（数値付きで記載）

形式は「逆編年体式」、つまり直近の職歴から順番に書く方法が現在の主流です。一番アピールしたい最新の経験を先に見せられるので、採用担当の印象に残りやすくなります。

実績・成果の数値化テクニック

「数字がない職務経歴書は弱い」。これは採用担当者が口を揃えて言うことです。

• 「売上を伸ばした」→「前年比120%の売上を達成（1.5億→1.8億円）」
• 「コスト削減に貢献した」→「外注費を年間200万円削減（削減率15%）」
• 「業務効率化を進めた」→「手作業30分の工程をシステム化し5分に短縮」

このように言い換えるだけで、実力が一気に伝わります。「でも自分の実績は数値にできない…」という方も多いですよね。そういう場合は以下を試してみてください。

• 担当件数・顧客数はいくつだったか
• チームの規模（何名のチームで、自分は何名担当か）
• 担当業務の処理量（月に何件、年間何件）
• 達成率（予算比・目標比）

スキル・資格欄の書き方

スキル欄は「使えるもの」だけを書きましょう。資格は取得年月と一緒に記載します。

採用担当者へのアンケート（Geekly調査）では、職務内容以外で重視する項目の1位が「スキル・使用可能ツール」（IT企業では55.2%）でした。

エンジニア・IT職は特に、使用言語・フレームワーク・クラウド環境を具体的に書くことが重要です。「プログラミングができます」では弱く、「Python（実務3年・Django・AWS Lambda経験あり）」のように具体化しましょう。

ポイント：スキル欄は「使えるもの」だけ。資格より実務での活用実績を添えると説得力が増す

④ 営業・エンジニア・事務の職種別書き方ポイント

「自分の職種はどう書けばいいの？」という疑問に答えます。職種によって採用担当が「見たいもの」が違うため、業界・職種に合わせて強調ポイントを変えることが大切です。

営業職の書き方

営業職では、何よりも「数字」が求められます。採用担当は「この人は売れるのか？」を書類から判断したいので、実績の数値化が最重要です。

書くべき項目はこちら。

• 営業スタイル（新規開拓・既存顧客・インサイドセールス等）
• 担当顧客の業種・規模（BtoB/BtoC、中小企業/大手等）
• 主な取り扱い商材
• 数値実績（目標達成率・売上金額・顧客獲得数）
• 担当エリアや担当顧客数

エンジニア・IT職の書き方

エンジニアには、使用技術とプロジェクト規模の2点が特に重要です。「何ができるか」と「どのスケールで経験したか」の両方を伝えましょう。

書くべき項目はこちら。

• 担当フェーズ（要件定義〜保守・運用まで）
• 使用技術スタック（言語・フレームワーク・DB・インフラ）
• プロジェクト規模（チーム人数・期間・予算規模）
• 自分の役割（メンバー・リード・PL・PMなど）

少し踏み込んだ話をすると、エンジニア採用ではATS（採用管理システム）、ようするに書類を自動でスクリーニングするシステムを使う企業が増えています。「Python」「Docker」「AWS」などの技術名は略さず正式名称で書く習慣をつけましょう。

事務・管理職の書き方

事務職は「何をやってきたか」の幅と「どれだけ正確にこなせるか」の信頼感が鍵です。

書くべき項目はこちら。

• 扱った書類・システムの種類（勘定科目・給与計算ソフト等）
• 1日・1か月の処理件数
• ミスなく業務をこなした実績（正確性のアピール）
• 改善・効率化した業務があれば必ず記載

「事務は数値化が難しい」と感じる方も多いですよね。でも実は、「月次請求書300件の処理」「5年間で誤処理0件」「Excelマクロ作成で月20時間の工数削減」など、意外と数値で表現できます。

ポイント：職種ごとに採用担当が「見たいもの」が違う。業界・職種に合わせて強調ポイントを変えること

⑤ 採用担当が落とす職務経歴書のNGパターン

「何度書いても書類選考が通らない…」という方はここを読んでください。

マイナビが行った転職活動実態調査（2025年版・500人対象）によると、平均応募件数は13.6社に対し、書類選考通過数は平均5.1社。書類選考通過率は約37.3%です。大手企業に絞ると、通過率はさらに低く5〜10%になる場合もあります（すべらない転職調査）。

この数字を見ると厳しく感じますよね。でも裏を返せば、書き方を改善するだけで他の応募者より抜きん出るチャンスがあります。

どちらが採用担当に刺さるかは、一目瞭然ですよね。

業務の羅列だけで成果が書かれていない

最もよくあるNGです。「○○業務を担当していました」だけでは、採用担当には何も伝わりません。「その業務で、どんな成果を出したのか」が必要です。

前のセクションで紹介した数値化テクニックを使って、実績とセットで書きましょう。

ポイント：業務内容だけでなく「その成果・数値」を必ずセットで記載する

読みにくいレイアウト・フォント

採用担当は1日に何十枚もの書類を読みます。「読みにくい」と感じた瞬間に印象が落ちます。

フォントは「游ゴシック」または「メイリオ」で統一し、本文10〜11pt、見出しは12〜14ptが読みやすいです。

ポイント：フォントを統一し、余白を確保するだけで「読みやすさ」は大きく変わる

経歴に空白期間がある場合の対処法

「空白期間があると不利」と思い込んで、隠そうとする方がいます。でも、採用担当は必ず気づきます。正直に書き、理由と学んだことを添える方が、信頼感が増します。

病気療養・育児・留学・フリーランス経験・スキルアップのための学習など、前向きに言い換えられる理由はたくさんあります。「○年○月〜○月：スキルアップのためWebデザインを独学・Webサイト3本制作」のように、期間中に何をしていたかを具体的に書きましょう。

ポイント：空白期間は隠さず、「理由＋その期間の学び・行動」をセットで書く

⑥ 【他記事が触れない】「退職理由」の書き方と採用担当の本音

これは、この記事でしか読めない重要セクションです。

Geeklyが採用担当者157名に行ったアンケートで、「記載が足りていない項目の1位」に選ばれたのが「退職理由」でした。採用担当が求めているのに、多くの転職者が書けていない情報です。

「退職理由なんて書かなくていい」と思っていた方は多いのではないでしょうか。でも採用担当は、退職理由をとても重視しています。理由は2つです。

1. 定着リスクを判断したい（「うちでもすぐ辞めそうか」を読み取る）
2. 入社後のミスマッチを防ぎたい（退職理由と志望動機に一貫性があるか）

では、どう書けばいいか。

退職理由は必ず「前向きな動機」とセットで書きます。「〜から逃げた」ではなく「〜に向かいたい」という表現に変換することで、採用担当への印象が大きく変わります。

面接で深掘りされることを想定して、一貫性のあるストーリーを作っておきましょう。

ポイント：退職理由は採用担当が最も気にする情報。「前向きな転職動機」に言い換えて必ず記載する

⑦ 今すぐ使えるテンプレートと記入例

「テンプレートってどれが正しいの？」と迷ってしまいますよね。実はシンプルな4ブロック構成で十分です。

汎用テンプレートの構成

1. ヘッダー（職務経歴書・作成日・氏名・連絡先）
2. 職務要約（100〜200字）
3. 職務経歴（企業ごとに直近から順番に）
4. 保有スキル・資格・自己PR

各ブロックに仕切り線（横罫線）を引いて視覚的に区切ると、読みやすくなります。

1枚目で職務要約と主な経歴を見せ、2枚目でスキルと自己PRを伝えます。この構成が最も採用担当に親切な構造です。

記入例サンプル（職務要約）

ポイント：テンプレートを「埋める」のではなく、「伝えたいことを整理した結果」として書くと読み手に届く

⑧ 書類添削してもらえる転職エージェント比較

「書き方はわかったけど、自分の書類がOKかどうか判断できない」という方には、転職エージェントの書類添削サービスを活用するのがおすすめです。その気持ち、分かります。一人で完成度を判断するのは難しいですよね。

登録は無料で、プロのキャリアアドバイザーが書類を見てくれます。「第三者の目」を通すだけで、見落としていた弱点が一気に見えます。

なお、マイナビ転職の「マイコーチ」というサービスは、エージェントを使わず書類添削だけを依頼できる珍しいサービスです。「エージェントとの面談はまだしたくない、でも書類だけ見てほしい」という方には特に向いています。

気になるサービスがあれば、まずは無料登録から始めてみてください▼

ポイント：書類添削サービスは無料で使える。「自己評価」より「採用のプロの評価」を一度もらうだけで通過率が変わる

⑨ まとめ｜採用担当の目線で最終チェック

書類選考って、結果もフィードバックも来ない…そのつらさ、よく分かります。だからこそ、書き方を変えることで結果を変えましょう。

総務省の「労働力調査」（2024年）によると、転職者は年間331万人にのぼり、3年連続で増加しています。一方でマイナビ調査では書類選考通過率は平均37.3%。転職者がこれだけ多い時代だからこそ、書類の質が合否を左右します。

この記事で紹介したポイントを振り返りましょう。

• 書く前のキャリア棚卸しを徹底する（1〜2時間の準備で品質が変わる）
• 職務要約の冒頭3行で採用担当の興味を引く
• 実績は必ず数値で表現する
• レイアウトは読みやすさ最優先
• 退職理由は前向きな表現に言い換えて必ず記載する
• 企業ごとにカスタマイズする（使い回しNG）
• 自信がなければエージェントに添削してもらう

転職エージェントの選び方や各社の特徴については、エージェント比較記事もあわせて参考にしてみてください。

お疲れ様でした！職務経歴書は一度作ってしまえば、あとは都度ブラッシュアップするだけです。最初の一枚を完成させることが、転職活動の大きな一歩になります。あなたの転職活動を応援しています。